ORGANIZAÇÃO

 

 

 

 

O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso.

Segurança : o arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de  prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, e importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.

Precisão : o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento que tenha sido dele retirado.

Simplicidade : o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As possibilidades de erros são reduzidas em arquivo simples e funcionais. O numero e a variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo complexo e de difícil entendimento.

Flexibilidade : o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou órgão público,  ajustando-se ao aumento do volume e a complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento.

Acesso : o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, proporcionando pronta localização dos documentos.