O que é triagem de documentos?

 

     Em outras palavras, a triagem é a redução da massa

documental após cuidadosa análise e avaliação.

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Home Office

    O HOME OFFICE é um dos fatores por trás do aumento nos níveis de estresse. Mas o que nós podemos fazer para ficarmos mais felizes e equilibrados  mentalmente, mesmo trabalhando em casa?

• Deixe luz entrar
• Controle o barulho
• Levante-se de vez em quando
• Cultive plantas
• Mantenha contato com os outros

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Um ambiente organizado vale ouro.

     Trabalhar em um ambiente organizado é, sem dúvida, mais agradável para todos. A limpeza do local, a disposição dos itens e a organização de arquivos são só alguns pontos que, quando bem resolvidos, facilitam o seu dia a dia.

     Essa organização traz eficiência para os processos e a lógica por trás disso é bem simples: quanto mais arrumado é o local do trabalho, menos tempo é perdido procurando documentos e menores são as chances de cometer erros em função de algum esquecimento ou perda.

     Para que você alcance esse patamar e possa seguir essa lógica, o primeiro passo é a organização de arquivos. Por este motivo eu separei oito dicas interessantes para te ajudar nessa missão.

• divida os arquivos em categorias
• padronize seu arquivo morto
• tenha mais controle dos seus arquivos
• diminua a quantidade de papéis, sempre!
• centralize as informações

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O que deve conter na pasta de um funcionário?

     Trata-se de um arquivo de documentos da vida profissional do colaborador, tais como currículos, contratos, histórico trabalhista, ficha de salário, declarações, atestados médicos, registro de ocorrências, dentre outros. Deverá ser aberta uma pasta para cada funcionário.

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Qual a melhor forma de arquivar documentos de funcionários?

 

     Para que o departamento de pessoas se manter organizado, é preciso que esses documentos sejam arquivados de maneira correta. Eles devem ser mantidos em pastas, uma para cada funcionário. Essas pastas precisam ser mantidos em um local adequado, sem umidade ou luz forte, para que os documentos sejam preservados.

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Como será fisicamente o setor de documentos da empresa?

 

     A estrutura física do setor devem ser um local bem arejado e limpo e bem estruturado pois são guardados documentos importantes.

• Localização: acessível e com capacidade  para expansão
• Iluminação: ampla
• Higienização: limpo e bem cuidado
• Disposição: arranjo físico adequado
• Segurança: protegido contra roubo e incêndio

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criação de arquivo, organização, conservação e

manutenção de documentos

Como é feita a triagem de documentos?

     A atividade de triagem documental consiste em analisar documento por documento verificando se os mesmos estão arquivados em local correto, eliminando documentos sem valor e preservando aqueles que o tenham. Em caso de dúvida, o responsável pela documentação deverá ser consultado.

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Como organizar os documentos dos departamentos pessoais

      Muitos departamentos pessoais (DP) de empresas não se preocupam em organizar os documentos do setor. Convivem com informações e papéis empilhados, sem qualquer tratamento e cuidados adequados.

      Mudar isso é um desafio constante, mas que pode ser superado com a atenção e solução adequada.

      A falta de um controle efetivo sobre isso traz diversos prejuízos. Os mais comuns são:

- aumento de causas trabalhista perdidas;

- erros ou inconsistências na coleta e comparação de dados;

- aumento do volume de cópias impresas;

- necessidade de investimento em espaço físico para organizar os documentos da empresa.

Por lei, as empresas precisam manter a guarda dos documentos dos seus funcionários por certo período. A temporalidade varia e pode chegar, em alguns casos, a 30 anos para fatores de benefício previdenciário.

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7 dicas para deixar o seu escritório organizado.

      A organização no escritório é um dos pontos mais importantes para manter a produtividade de qualquer equipe.

(1) explore planos verticais - as paredes podem servir como suporte para arquivos e como mural para colocar lembretes, calendários e quadros de produtividade.

(2) digitalização de documentos

(3) mantenha os arquivos em ordem

(4) adote objetos organizadores

(5) ilumine o espaço

(6) seja minimalista

(7) motive os colaboradores - é impossível colocar em prática todas as demais dicas se os colaboradores não adotarem o hábito da organização no escritório.

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Melhor maneira de guardar documentos.

Opte por armazenar os documentos em caixas fechadas, de preferência de plásticos, que possam isolar os papéis da umidade e eventual acesso de insetos como cupins e traças.

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Como manter os arquivos e documentos organizados?

Caso seja necessário você ou sua empresa armazenar documentos físicos por um período longo, a melhor forma de fazer isso é mantê-los em local  seguro, de fácil acesso e protegidos contra a ação do tempo.

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07 dicas para melhorar a organização dos documentos empresariais.

1. Defina locais específicos para guardar documentos empresariais.
2. Cuide da integridade dos documentos.
3. Separe tudo por tipos e pastas.
4. Indique a data de expiração.
5. Digitalize seus documentos e armazene em nuvem.
6. Crie um índice para seus documentos empresariais.
7. Use self storage quando necessário.

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O que é organização de documentos?

A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem  como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento de armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos.

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O que é um documento de arquivo?

Documentos de arquivo são todos os que produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação.

 Tipo de Arquivo

Os arquivos podem ser divididos em:

1) Ativos - são os que contém documentos de uso constantes;

2) Intermediários - são os que contém documentos de menor frequência de uso....

3) Inativo - são os que contém os documentos de frequência praticamente nula.

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08 Dicas para Trabalhar Home Office

Veja algumas dicas para você que quer trabalhar Home Office.

1. Invista em um ambiente adequado.
2. Tenha um ambiente sem distrações.
3. Trabalhe num local silencioso.
4. Atenção à iluminação do ambiente .
5. Tenha uma conexão de internet estável.
6. Planeje as tarefas do dia.
7. Crie uma rotina de horários e mantenha a organização.
8. Faça intervalos periódicos. O ideal a cada 1 ou 2 horas de dedicação, você faça uma pausa de 5 a 15 minutos.

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Vantagens e Desvantagens de Home Office

Veja quais os prós e contras do trabalho Home Office :

Vantagens
. Economia - você economiza com transporte e alimentação.
. Autonomia - você gerencia os seus horários, caso não precise atender cliente
. Liberdade - você trabalha como quiser desde que entregue os resultados.
. Proximidade - além de dinheiro, você economiza tempo que gastaria em trânsito até o        escritório.

Desvantagens
. Distrações - animais de estimação, visitas, telefonemas sem relação com o trabalho, Netflix podem atrapalhar o andamento das suas atividades, concentração e produtividade.
. Interatividade - tem pessoas que precisam estar em um ambiente que permita interação e integração com outros. Avalie se é o seu caso.
. Carga de Trabalho - é comum o funcionário Home Office acreditar que vai ter tempo sw realizar todas as tarefas e por isso não estimula horários de descanso. Aqui vão algumas dicas :
= trabalhar em intervalos de 90 minutos maximiza a produtividade.
= o nosso cérebro consegue apenas focar de 90 a 120 minutos antes de precisar de descanso.
= foque apenas nas atividades mais importantes e desafiadoras por 60 a 90 minutos e, então, tenha um momento de merecido descanso.

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Fluxo de Caixa Pessoais

Quais são os primeiros passos?

O primeiro passo para organizar as finanças pessoais é encarar a própria vida como uma empresa ou seja, é necessário que o indivíduo saiba qual é o seu Fluxo de Caixa, o qual compreende a movimentação das receitas (ganhos) e das despesas (gastos) dentro de um determinado período.

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Home Office não significa somente trabalho em casa

     Este é o primeiro mito que precisa ser derrubado Home Office não significa necessariamente trabalhar sem sair de casa. Por exemplo, há várias profissões em que o trabalho remoto ocorre em trânsito,  em locais como cafés, aeroportos, parques e hotéis pelo caminho.

6 regras de ouro para seu Home Office funcionar melhor que o escritório convencional.

1) evite interferências
2) escolha um local silencioso que seja um local limpo, organizado e tranquilo
3) tenha internet
4) tenha as ferramentas em mãos isso significa ter uma excelente estação de trabalho, com móveis ergonômicos e um computador a altura
5) cumpra seu horário
6) MEXA-SE
nada de ficar 8 horas sentado na cadeira só porque está em casa

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As vantagens em adotar a cultura minimalista

.1. Mais qualidade de vida e menos estresse. No hábito de "ter menos", me possibilitou me preocupar menos, me estressar menos, pagar menos conta, cuidar de menos coisas e assim focando toda a minha concentração e energia para aquilo que realmente tem significado.

.2. Ter mais tempo e mais produtividade

.3. Ser mais criativo

.4. Tornar a sociedade e o mundo mais sustentável

.5. Viver em espaços cada vez menores

.6. Viver com liberdade financeira

.7. Menos relacionamento tóxicos e mais relacionametos significativos

.8. Você se torna referência de bons exemplos

.9. Libertar o velho para dar espaço ao novo

.10. Mais felicidade, mais significado, mais propósito, mais liberdade, mais essência

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ORGANIZAÇÃO PESSOAL

Como ser uma pessoa organizada?

Primeiramente, para ter uma boa organização pessoal,  você precisa saber o que está te impedindo.

1. você é uma pessoa que se atrasa com frequência?
2. você chega ao final do mês e não consegue pagar todas as contas?
3. sua produtividade o trabalho está deixando a desejar?
4. Está se sentindo sem tempo para nada?

Esses são apenas alguns exemplos da falta de organização pessoal que podem levar a maiores consequências.

O que vale ressaltar é que, independentemente do seu problema causado pela falta de organização, você deve parar, pensar com calma e identificar a principal causa.

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Características do Minimalismo

1. Iluminação natural.

2. Uso das cores, o branco é a cor principal, outros tons neutros como bege, cinza e até mesmo o preto           

3. Estrutura

A estrutura (limpa) ou seja, sem molduras, adereços ou itens decorativos

4. Decoração

Aqui a regra do "menos é mais" deve ser seguida a risca. Mais que um ambiente limpo, é no momento da seleção desses móveis que a decoração mínima e tranquilizadora é definida.

5. Organização

O surgimento e a proliferação das organizers é mais que um capricho e refletem essa transição entre espaços menores e excessos que eram permitidos em outras épocas. Ou seja, atualmente nem todo imóvel tem espaço para despejo (o quarto da bagunça) e por isso, a organização é tão importante para os administradores do estilo minimalista. Ela é bem criteriosa e apenas os itens que tem função, qualidade e beleza permanecem. Deste modo, a limpeza visual resulta em ambiente livre de excessos, organizados e harmônicos.

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TENDÊNCIA PARA O MUNDO PÓS PANDEMIA

TRABALHO REMOTO

O HOME OFFICE já era uma realidade para muita gente, de freelancers e profissionais liberais a funcionários de companhias que já adotavam o modelo. Mas essa modalidade vai crescer ainda mais. Com a pandemia, mais empresas - de diferentes portes - passaram a se organizar para trabalhar com esse modelo. Além disso, o trabalho remoto evita a necessidade de estar em espaços com grande aglomeração, como ônibus e metrôs, especialmente em horário de pico.

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Organizo documentos pessoa física / pessoa jurídica

07 Itens que não podem faltar no seu Home Office.

1. suporte para laptop
2. teclado externo e mouse
3. monitor
4. fone de ouvido
5. cadeira (confortável)
6. bloco de notas
7. calendário

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Organizo documentos pessoa física / pessoa jurídica

HOME OFFICE - 08 dicas para se adaptar melhor ao trabalho em casa.

1. Organize seu canto

caso não tiver um cômodo separado para trabalhar, que é o ideal. Escolha um lugar que será sempre o canto de trabalho

2. Vista-se

mantenha os hábitos que tinha quando era necessário sair de casa : tome banho no horário usual, vista-se apropriadamente, faça o café da manhã como sempre.

3. Estabeleça uma rotina

ajude sua mente a entender a diferença entre estar em casa ou trabalhando. Crie um ritual para começar e terminar as funções do dia.

4. Organize o seu dia

termine o dia organizando uma lista de afazeres do dia seguinte. Você pode organizar em quatro grupos suas prioridades: (1) urgente e importante  (2) importante, mas não urgente  (3) nem importante  nem urgente  (4) urgente, mas não importante. A AUTOGESTÃO É MUITO IMPORTANTE NO HOME OFFICE.

5. Faça pausa

faça pequenos intervalos ao longo do dia, além de separar uma hora para o almoço ou jantar. A cada 50 minutos de trabalho faça um intervalo de 10 minutos.

6. Fuja das distrações

a tendência é que, conforme a solidão aumenta, as pessoas passem a recorrer cada vez mais às ferramentas de comunicação virtual. Se você quebrar o seu fluxo de trabalho não vai ser produtivo, vai levar cinco vezes mais tempo para fazer as coisas.

7.Gerencie suas expectativas

é importante aceitar o que é possível fazer de casa e o que não é, porque as pessoas tendem a achar que vai ser igual, e não é.

8. Fique atendo as emoções

tente monitorar o que está sentindo e evite o isolamento virtual.

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Organizo documentos pessoa física / pessoa jurídica 

Organização documentos de Pessoa Física

Organização de documentos inativos de uma empresa

PARA QUE SERVE O ARQUIVO DE DOCUMENTOS?

Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma  ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes.